上司への手紙の書き方をシーン別に徹底解説! これだけで全部わかる

はじめに

最近は、家族間や友人間に限らず仕事上の関係でも、連絡手段はメールが主流になってきました。手紙を書く、ということをほとんどしなくなった人も珍しくないでしょう。

また、手紙を書くと、かしこまりすぎていないか、丁寧過ぎて相手に気をつかわせるのではないか、などと気にしてしまいがちですよね。

ただ、何かの節目にきちんとした形でお礼をしたいときや冠婚葬祭のときなどは、やはり心のこもった直筆の手紙を書くのが一番です。ここでは、書き慣れていない人でも安心して手紙が書けるよう、押さえておくポイントをお伝えします。

続きを読む

目次

1. まず、便箋、封筒を選ぼう
 1.1 葉書と封書の使い分け
 1.2 便箋の選び方
 1.3 封筒の選び方
2. 筆記用具の選び方
3. 封筒の書き方
 3.1 宛名の書き方
 3.2 切手の選び方
4. 書き出し、結びはマナーが大事
5. 時候のあいさつ
6. 心のこもった文章を心がけよう
7. 段落、行間は読みやすく
8. 注意しておきたいこと
 8.1 敬語は正しく使おう
 8.2 使うことを避けたい言葉
9. シーン別の手紙の書き方
 9.1 年賀状・暑中見舞い
 9.2 異動の挨拶
 9.3 退職の挨拶
 9.4 上司の異動
 9.5 上司の退職
 9.6 結婚報告
 9.7 結婚祝いへのお礼
 9.8 出産祝いへのお礼
 9.9 いただきもののお礼
 9.10 食事のお礼
 9.11 お見舞いへのお礼
 9.12 依頼、お願いをするとき
 9.13 お詫びをするとき
 9.14 贈り物をするとき
 9.15 お悔みの手紙
 9.16 香典等のお返し
10. 誤字脱字のチェックをしよう。修正液は使ってよい?
11. 手紙の折り方、入れ方

1. まず、便箋、封筒を選ぼう

まずは、便箋、封筒を準備するところから始めましょう。

1.1 葉書と封書の使い分け

葉書と封書はどのように使い分けるのでしょうか。大きな違いは、葉書は他人に見られても構わないものである、ということです。

年賀状・暑中見舞いなどの季節の挨拶や転居・結婚の通知など、ごく一般的な内容を簡潔に伝える場合には葉書を用いることも多く、こういった場合は失礼にはあたりませんが、基本的には、冠婚葬祭などの際の正式な手紙やお願いごとやお詫び、お見舞いなど、目上の人に送る場合は封書が望ましいでしょう。

1.2 便箋の選び方

便箋には、縦書きと横書きがありますが、目上の方や改まった手紙には縦書きを用います。縦書きであれば、罫線の有無はあまり気にしなくてかまいませんが、白い無地のものを選ぶようにしましょう。

横書きや色のついたもの、模様のあるものなどは、親しい間柄の人に送る場合やあまり堅苦しくならないようにしたい場合など、比較的カジュアルな場面で用います。

1.3 封筒の選び方

便箋と同様、改まった手紙の場合には、縦書きの和封筒で白い無地のものを選びます。正式な場合は、内側に薄い紙の入っている二重のものを用います。ただし、弔事のお悔みや入院・災害などのお見舞いなどは、「不幸が重なる」という意味合いを避けるために、一重のものを選ぶようにしましょう。茶封筒は、事務的な手紙に用いるものなので、この場合は使いません。

2. 筆記用具の選び方

一番正式なのは筆ですが、上手下手が明確に出てしまいがちで自信がないという人も多く、現在ではあまり使われることはありません。その場合には、黒かブルーブラックの万年筆やボールペンを用います。

以前は、ボールペンは不適切と言われていたようですが、最近では問題ないとされています。なお、インクがブルーのボールペンは避けるようにしましょう。

3. 封筒の書き方

封筒に宛名と差出人を書きます。

3.1 宛名の書き方

宛名は、相手に確実に届くよう縦書き・楷書ではっきりと書きます。自宅に個人名で送る場合には右から住所→名前、職場に送る場合には住所→会社名→部署名→肩書き・名前を書きます。個人名の場合は「〇〇 〇〇様」と書きますが、職場の場合には、「部長 〇〇 〇〇様」と書き、「〇〇 〇〇部長」「〇〇 〇〇部長様」というようには書かないのが一般的です。

なお、表彰状など名前の後に「殿」をつける場合もありますが、最近では同格もしくは格下の相手に用いるとされているため、上司への手紙の場合には用いません。

3.2 切手の選び方

切手は封筒の表面の左上に貼ります。複数枚貼るときは、縦に並べます。ただし、ありあわせのものを何枚も貼るようなことは避け、なるべく少ない枚数ですっきりと見えるようにしましょう。

切手は記念切手などの限定のものやキャラクターのものは避け、ごく普通のものを選びましょう。なお、弔事の場合には派手なものは避け、弔事用のものを使うのが無難です。

4. 書き出し、結びはマナーが大事

ある程度改まった手紙の書き出しや結びには、決められたルールがあります。形式的なことではありますが、礼儀正しい文面を書くのであれば、はずせないマナーですので、必ず入れるようにしましょう。

頭語は、手紙の初めに書く挨拶のようなものです。よく用いられるのは、「拝啓」や「前略」です。一方結語は、手紙の最後に書く結びの言葉で、「敬具」「早々」などがよく用いられています。頭語と結語は用いられる組み合わせが決まっているので、正しい組み合わせを覚えておきましょう。以下、よく用いられるものの組み合わせをまとめましたので、参考にしてください。

手紙の種類 頭語 結語
一般的な手紙 拝啓
拝呈
啓上
啓白
一筆申し上げます
敬具
拝具
敬白
かしこ(女性のみ)
丁寧な手紙
目上の方に対しての手紙
謹啓
謹呈
恭啓
粛啓
謹んで申し上げます
敬白
謹言
謹白
粛言
かしこ(女性のみ)
前文を省略 前略
冠省
略啓
寸啓
草啓
前文お許しください
前略ごめんください
草々
早々
怱々
不一
不備
不尽
かしこ(女性のみ)
急ぎの手紙 急啓
急呈
急白
草々
早々
怱々
不一
不備
不尽
かしこ(女性のみ)
初めての人への手紙 拝啓
拝呈
初めてお手紙差し上げます
拝具
敬具
謹言
かしこ(女性のみ)
返信の手紙 拝復
復啓
謹復
謹答
啓答
拝答
お手紙拝見いたしました
お手紙ありがとうございます
ご返事申し上げます
敬具
拝具
敬白
謹白
かしこ(女性のみ)
重ねて出す手紙 再啓
再呈
追啓
重ねて申し上げます
敬具
拝具
敬白
かしこ(女性のみ)

5. 時候のあいさつ

時候の挨拶は、季節や天候などに応じて心情や季節感を表す言葉で、頭語の後にそのまま一マス空けて続けて書きます。それぞれの季節や月ごとに決まった言葉があります。月ごとの主な言葉が以下です。

これらの言葉に「~の候」「~のみぎり」「~の折」などを続け、「初春の折、皆様におかれましては、ますますご清祥のこととお慶び申し上げます」というように使います。

また、季節を選ばず年中いつでも使える「時下」という言葉もあり、「時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。」というように使います。

6. 心のこもった文章を心がけよう

上司をはじめ目上の人に手紙を書くときには、このように失礼のないようにいろいろと形式的なマナーに注意する必要がありますが、一番大事なのは気持ちを伝えることです。

メールでも形式的で礼儀正しい文章は書けますが、あえて手紙を書く一番の目的はその点を大事にしたいからです。型にはまりすぎないよう心のこもった文章を心がけましょう。当たり障りのないありきたりの言葉だけになってしまっては、心は伝わりません。

その人と共に仕事をしてきた中で感じたことやエピソードなど、その人ならではの具体的な事柄を自分の言葉で書くと、より気持ちが伝わりやすくなります。

7. 段落、行間は読みやすく

文章の中身も大事ですが、パッと見て読みやすいようにバランスよく書くことも大切です。手書きの文章がぎっしり書かれていると、読むのも大変そうで面倒な気分になってしまいがちです。相手に気持ちよく読んでもらえるよう、段落や行間を使って工夫しましょう。

例えば、段落の前は一字あけたり、話題の変わり目では一行あけるか改行したりすると、ぐっと読みやすくなります。見た目の丁寧さにも気をつかいましょう。

8. 注意しておきたいこと

文章を書く上で注意しておきたいことを挙げておきます。

8.1 敬語は正しく使おう

つい丁寧に書こうとするあまり、必要以上に敬語を重ねてしまいがちです。ただし、これは二重敬語などと呼ばれ、正しい日本語ではありません。二重敬語とは、同じ言葉に対して敬語を二重に使ったもののことを言います。

敬語には、尊敬語、謙譲語、丁寧語の三種類がありますが、これらを過剰になりすぎないように使うのは意外に難しいことです。よく使われがちな例を挙げてみましょう。

 × お越しになられる(尊敬語+尊敬語)
 〇 お越しになる

 × お承り致しました(謙譲語+謙譲語+謙譲語)
 〇 承りました

 × おっしゃられる(尊敬語+尊敬語)
 〇 おっしゃる

 × 拝見させていただく(謙譲語+謙譲語)
 〇 拝見する

他にも先ほど述べた「〇〇部長様」も敬称を重ねているので、これも二重敬語にあたります。敬語を重ねることでより丁寧になるということはありません。むしろ相手にまわりくどい印象を与えてしまったりすることもあります。普段うっかり使ってしまっていることもよくあると思いますが、改めて文章にするときには注意してみて下さい。

8.2 使うことを避けたい言葉

それぞれの場面によって異なりますが、使うことを避けた方がよい言葉があります。

例えば、結婚祝いの場合には、別れや繰り返しを連想させる言葉(別れる、離れる、戻る、もう一度、かさねがさね、くれぐれも、近々など)は使わないように注意します。特に、冠婚葬祭やお見舞いなどではそのような言葉がいくつかあるので、手紙を書く場面や意味をよく考えて、気を付けるようにしましょう。

9. シーン別の手紙の書き方

それでは、具体的なシーン別に手紙を送る場合の書き方を考えてみましょう。

9.1 年賀状・暑中見舞い

年賀状や暑中見舞いなどの季節の挨拶状は葉書でも構いません。出す時期は、年賀状は1月1日~7日の間に、また暑中見舞いは梅雨から立秋(8月8日頃)まで、それを過ぎると残暑見舞いになります。年賀状は新年の始まりという節目に出す挨拶状であり、今現在だけでなく過去にお世話になった方にも近況報告をするよい機会です。

また、暑中見舞いは年賀状ほど改まったものではありませんが、それだけに届くと気にかけていることが相手に伝わり、嬉しい気がするものです。いずれも、最近は印刷されたものが主流ですが、ぜひ手書きの一言などを添えるようにしましょう。

9.2 異動の挨拶

自分が異動になる場合、上司に送る手紙は二種類あります。一つはこれまでお世話になった上司宛、もう一つはこれからお世話になる異動先の上司宛です。

これまでお世話になった上司には、改めてかしこまった手紙を書くよりも直接挨拶する機会があるので、その方が一般的でしょう。お礼の品に手紙を添えて渡す場合もありますが、その場合は具体的なエピソードをまじえて、これまでの関係への感謝を伝えます。また、次の異動先へのポジティブな気持ちや今後も変わらないお付き合いをお願いする旨を添えると好印象です。

これからお世話になる異動先の上司へは、面識がない場合も多く、良い第一印象を持ってもらうためにもきちんとした手紙はとても重要です。挨拶文の後、「4月1日付で〇〇部〇〇課への異動を命ぜられました〇〇と申します。」といった今回の異動内示を改めて書き、これまでの経歴を簡潔に述べて自己紹介をします。その後、新所属に対する前向きな抱負などを述べ、指導やお世話になることをお願いする旨を書くようにしましょう。

9.3 退職の挨拶

自分が退職する場合、いろいろな理由がありますが、家庭の事情などや独立、会社都合など書きにくい場合もあるので、事情を事細かに書くことは避け、「一身上の都合」などとしておくのが無難です。これまでのお付き合いのお礼や今後の報告などを中心に書くようにします。結婚や出産などによる場合は、おめでたいことでもあり書いても構いませんが、「円満退職」や「依願退職」であることも書いておくようにしましょう。

9.4 上司の異動

お世話になった上司が異動する場合、昇進や栄転などであることが多く、そういったときにはまずお祝いの言葉を述べましょう。その後は、これまでお世話になった感謝を書きます。思い出話などまじえて書くと、より具体的で気持ちも伝わりやすくなります。

最後に、新天地での活躍に対するエールや今後も引き続き変わらないお付き合いのお願い、健康などへの配慮や幸せを祈る言葉などで結ぶようにします。

9.5 上司の退職

退職する上司への手紙も基本的には、異動する場合と変わりません。定年退職や結婚による退職など、今後の仕事の予定がない場合には、「お疲れ様でした」というような、これまでの活躍をねぎらう気持ちを言葉にするとよいでしょう。

9.6 結婚報告

上司に結婚の報告をする場合、通常は結婚式や入籍日から一ヶ月以内に送ります。葉書に一言添えて送るのが一般的ではありますが、手紙を送るとより丁寧で改まった報告になります。手紙には結婚したことを報告するとともに、これまでの感謝やこれから始まる結婚生活への抱負などを簡潔に述べ、今後も変わらぬお付き合いやご指導へのお願いを書きます。また、最後には新居の住所などの新しい連絡先、二人の連名(旧姓も記載)を忘れないようにしましょう。

9.7 結婚祝いへのお礼

結婚祝いへのお礼は、結婚式や新婚旅行後すぐに書きます。お祝いしていただいたことへのお礼や今後の結婚生活への抱負などの他、結婚式や披露宴に出席していただいた方、特にスピーチをしていただいた方にはそのお礼も必ず述べるようにしましょう。

また、お祝いの品をいただいた場合には、一ヶ月以内に内祝いをお返しするのがマナーですが、その際に手紙を添えると丁寧です。いただいた品への感想や現金であれば購入したものをお知らせするなど、具体的に活用していることを書くとより感謝の気持ちが伝わるでしょう。今後とも末永くお付き合いをお願いする言葉を述べ、新居の住所などの新しい連絡先、二人の連名(旧姓も記載)で結びます。

9.8 出産祝いへのお礼

出産祝いをいただいた場合には、内祝いとして半返しのものを送るのが一般的ですが、お礼の手紙を添えるとより感謝の気持ちが伝わります。出産の報告をしていない場合や報告時点で名前などが決まっていなかった場合には、赤ちゃんの名前・読み方・性別や、産後の母子の様子などの報告も兼ねて書きましょう。

9.9 いただきもののお礼

結婚祝いや出産祝いなどの改まったお祝い以外で、何かの折に品をいただいた場合にも手紙を送ることで丁寧なお礼になります。いただいたことに対するお礼はもちろんのこと、品への感想や活用していることなどを書くとより具体的に感謝の気持ちが伝わります。

9.10 食事のお礼

上司に食事をご馳走になった際、同じ職場であれば直接お礼を述べたり、お礼のメールを送ったりすることが多いと思いますが、あえてお礼に手紙をしたためるとより丁寧な印象になります。あまり時期をおかずに翌日~数日以内には送るようにしましょう。お店や料理の感想、話題になったことなど、具体的なエピソードなどもまじえて書くと、形式的になり過ぎず、感謝の気持ちが伝わりやすくなります。

9.11 お見舞いへのお礼

病気や怪我などで入院した時などに、お見舞いに来てもらったりお見舞いの品をいただいたりすることがあります。お見舞いに対するお礼は、相手に気をつかわせたり心配をかけたりしないよう、他の場合とは異なりますが、すぐにということはなく快気祝いに添えるなど、ある程度状況が落ち着いてから出す方がよいでしょう。回復の報告やお見舞いへのお礼、感謝とともに職場に迷惑をかけていることへの詫びも忘れずに書きます。

9.12 依頼、お願いをするとき

上司に依頼やお願いをするときは、形式的なことももちろん大事ですが、依頼する内容を明確にわかりやすく書くことが何よりも大事です。まわりくどくて何が言いたいのかわからなかったり、あるいは説明が不足していて理解が出来なかったりするようなことは避けなくてはいけません。また、お願いする立場なので、相手に対する礼儀や配慮の言葉も欠かしてはなりません。「お忙しいところ恐縮ですが」「ご面倒をおかけしますが」などの文面は必ず書くようにしましょう。

9.13 お詫びをするとき

仕事でミスをしてしまったり、トラブルになってしまったりしたとき、上司には迷惑をかけてしまいます。そのような時に、謝罪の手紙を送ってきちんとお詫びすることで、反省の気持ちを示すこともあります。時候の挨拶などはいりません。まずは、謝罪することの内容とお詫びの言葉を述べ、その原因、顛末などをわかりやすく整理して書きましょう。その上で、今後に向けた反省と抱負を書き、引き続き指導をお願いする文面を書きます。最後に、改めてお詫びとフォローしてもらったことに対する感謝の言葉を忘れないように述べましょう。

9.14 贈り物をするとき

日頃お世話になっている上司にお中元、お歳暮などの贈り物やお土産を贈るとき、手紙を添えることがあります。送り状、添え状などとも言いますが、直接手渡し出来ない時には添えることが望ましいでしょう。突然送られてくると驚くこともあるかもしれないので、日頃お世話になっている感謝の気持ちなどとともに、贈り物の内容や相手のことを考えてそれを選んだ経緯などをしたためると、受け取る側も嬉しい気持ちになるものです。

9.15 お悔みの手紙

上司の身内に不幸があった場合、葬儀に参列することもありますが、家族葬などで参列しなかった場合や後から訃報を知った場合などに、香典に添えてお悔みの手紙を送ることがあります。初七日までに送るのが一般的ですが、訃報を知ってからなるべく早く送るようにしましょう。この場合は、頭語や時候の挨拶などは書きません。最初からお悔みの言葉を述べ、弔問に伺えないお詫び、遺族への励ましや気遣いの言葉を書きます。郵送で香典も一緒に送る場合には、その旨も書いておきましょう。

9.16 香典等のお返し

身内に不幸があった場合、香典をいただくことがありますが、それに対して香典返しをします。同じ職場であれば、直接香典返しの品を持参しお礼を述べればよいですが、丁寧に対応したいときや郵送でお返しするときなどに手紙を添えることもあります。時期はだいたい忌引き明けか四十九日の法要の後のいずれかが一般的です。まず、葬儀への参列や香典をいただいたことへのお礼を述べ、仕事を休んだことへのお詫び、香典返しを送ることや仕事に復帰することの報告を書きます。この場合は、それほど詳細を書く必要はなく、簡潔にすっきりとまとめた文面にするのがよいでしょう。

10. 誤字脱字のチェックをしよう。修正液は使ってよい?

手紙を書き終えたら、誤字脱字がないかチェックしましょう。誤字・脱字があると、せっかくきれいに書いていても、丁寧な印象が半減してしまいます。万一、誤字脱字が見つかったら、修正液や修正テープはもちろんのこと、塗りつぶしたり二重線で消したりなども避け、最初から書き直すようにします。

11. 手紙の折り方、入れ方

手紙の確認が終わったら、封筒に入れます。便箋はまず下三分の一を折り上げ、次に上三分の一を折下げて上に重ねるようにして、三つ折りになるようにします。封筒の裏(差出人側)から見て、手紙の上三分の一が上になるように入れ、最後にシールやセロテープではなく糊を使って綴じ、封じ目には、「〆」と書きます。

おわりに

いかがでしたか。最近では、なかなか手紙を書く機会がないだけに、手紙をもらうとかなり印象に残るはずです。いろいろなシーンでの書き方について細かく解説しましたが、形式的なことはきちんと押さえつつも、具体的なエピソードなどをまじえて、堅苦しかったりかしこまったりし過ぎないよう、気持ちが相手に伝わる心のこもったものを書くことを心がけてみましょう。

投信1編集部

ニュースレター

PR

投信1編集部

投信1編集部は、証券アナリストなど金融業界で長年の調査経験を持つメンバーを中心に構成されています。
金融・経済ニュースや投資に関する知識・アイデア、ビジネスパーソンの役に立つ情報ををわかりやすくお届けします。